어린이집 교사라면 한 달에도 여러 번 행사 안내문을 작성하게 된다. 현장학습, 부모참여수업, 운동회, 발표회, 시장 체험, 소방훈련, 숲체험, 견학 등 아이들의 활동이 많아질수록 학부모에게 전달해야 할 공지 역시 늘어난다. 단순히 날짜와 장소만 안내하는 것이 아니라 준비물, 복장, 등원 시간, 하원 방법, 유의사항까지 빠짐없이 작성해야 하기 때문에 생각보다 많은 시간이 필요하다.
나 역시 어린이집에서 근무하면서 매주 다양한 안내문을 작성하고 있다. 특히 행사 시즌이 되면 한 주에 두세 개 이상의 공지문을 작성하는 경우도 있다. 예전에는 빈 문서를 열어 놓고 첫 문장을 어떻게 시작해야 할지 고민하는 시간이 길었다. 학부모가 읽기 쉽게 작성해야 하고, 기관의 공식 문서로서 정확성도 갖춰야 하며, 너무 딱딱하지 않게 친근한 느낌도 담아야 했기 때문이다.
그러던 중 챗GPT를 활용하기 시작했고 현재는 행사 안내문 작성 시간을 이전보다 훨씬 줄일 수 있게 되었다. 오늘은 실제로 사용하면서 느낀 점과 내가 활용하는 방법을 소개해 보려고 한다.
행사 안내문 작성이 생각보다 어려운 이유
많은 사람들이 안내문은 금방 작성할 수 있다고 생각한다. 하지만 실제로는 그렇지 않다.
예를 들어 시장 체험을 진행한다고 가정해 보자. 단순히 "시장에 갑니다"라고 공지할 수는 없다. 언제 출발하는지, 준비물은 무엇인지, 체험비가 필요한지, 자가등원 시간은 몇 시인지, 어떤 교육적 목적이 있는지까지 학부모가 궁금해할 내용을 함께 안내해야 한다.
특히 어린이집 안내문은 학부모가 휴대전화로 읽는 경우가 많기 때문에 길지 않으면서도 핵심 정보는 모두 담아야 한다. 그래서 짧은 공지문 하나를 작성하는 데도 의외로 많은 시간이 소요된다.
처음 챗GPT를 사용했을 때
처음에는 솔직히 큰 기대를 하지 않았다.
"행사 안내문 정도는 내가 직접 쓰는 게 더 빠르지 않을까?"라는 생각도 했다.
하지만 어느 날 숲체험 안내문을 작성해야 했는데 행사 내용만 입력하고 챗GPT에게 학부모 안내문 형식으로 작성해 달라고 요청해 보았다.
입력 내용은 매우 간단했다.
- 숲체험
- 5월 10일
- 긴 바지 착용
- 운동화 필수
- 모자 준비
- 물 챙기기
- 자연 관찰 활동 진행
이 정도만 입력했는데 생각보다 자연스러운 안내문이 완성되었다.
물론 그대로 사용한 것은 아니지만 초안으로 활용하기에는 충분했다. 이후부터는 행사 안내문 작성 시 꾸준히 활용하고 있다.
내가 실제 사용하는 방법
현재 가장 많이 사용하는 방법은 행사 내용을 먼저 정리하는 것이다.
예를 들어 실제로 진행했던 지역 5일장 체험의 경우 다음과 같이 입력했다.
- 5일장 체험
- 6월 15일
- 오전 10시 출발
- 자가등원 9시 30분까지
- 수첩에 5000원 넣어오기
- 천 원권 권장
- 시장 예절 교육 실시 예정
그리고 챗GPT에게 다음과 같이 요청한다.
"어린이집 학부모 안내문 형식으로 작성. 친근한 인사말 포함. 날짜, 준비물, 시간 안내가 눈에 잘 보이도록 작성. 학부모가 이해하기 쉬운 문체 사용."
그러면 공지문 초안이 만들어진다.
이후 기관 상황에 맞게 수정하고 필요한 내용을 추가하여 최종 안내문을 완성한다.
가장 도움이 되었던 점
가장 큰 장점은 시간 절약이다.
예전에는 행사마다 처음부터 문장을 새롭게 작성해야 했다. 특히 비슷한 행사라도 매번 같은 표현을 사용하지 않으려고 노력하다 보니 시간이 더 오래 걸렸다.
하지만 지금은 핵심 정보만 입력하면 초안이 만들어지기 때문에 훨씬 수월하다.
또 다른 장점은 표현의 다양성이다.
예를 들어 "준비해 주세요"라는 문장을 반복하기보다 "협조 부탁드립니다", "챙겨 보내주시면 감사하겠습니다", "원활한 활동을 위해 준비 부탁드립니다" 등 다양한 표현을 참고할 수 있다.
신규 교사나 행정 문서 작성 경험이 적은 교사라면 특히 도움이 될 수 있다고 생각한다.
실제로 유용했던 행사들
내가 가장 많이 활용했던 분야는 부모참여수업 안내문이었다.
부모참여수업은 참여 대상, 장소, 준비물, 신청 방법, 주의사항 등 안내해야 할 내용이 많다. 그래서 초안 작성만으로도 적지 않은 시간이 걸린다.
이 외에도 시장 체험, 현장학습, 숲체험, 소방합창대회, 어린이날 행사, 운동회, 발표회 안내문 작성 시 많은 도움을 받았다.
특히 비슷한 형식의 공지를 반복적으로 작성해야 할 때 효율성이 높았다.
챗GPT 사용 시 주의사항
하지만 챗GPT가 만능은 아니다.
반드시 확인해야 하는 부분이 있다.
첫째, 날짜와 시간을 다시 확인해야 한다.
둘째, 준비물과 복장이 빠지지 않았는지 검토해야 한다.
셋째, 기관에서 사용하는 문체와 양식에 맞게 수정해야 한다.
넷째, AI가 작성한 내용을 그대로 사용하지 말아야 한다.
다섯째, 최종 확인은 반드시 교사가 해야 한다.
챗GPT는 정보를 정리하는 데 도움을 줄 수 있지만 행사 내용을 가장 잘 아는 사람은 결국 담당 교사이기 때문이다.
마무리
어린이집 행사 안내문은 학부모와 기관을 연결하는 중요한 소통 창구이다. 따라서 무엇보다 정확한 정보 전달이 중요하다.
나 역시 처음에는 단순한 호기심으로 챗GPT를 사용하기 시작했지만 지금은 행사 안내문뿐 아니라 가정통신문, 상담일지 초안, 발달평가 정리 등 다양한 업무에 활용하고 있다.
물론 AI가 교사를 대신할 수는 없다. 하지만 반복되는 문장 작성과 문서 정리 과정에서는 훌륭한 보조 도구가 될 수 있다.
행사 안내문 작성에 많은 시간을 사용하고 있다면 챗GPT를 한 번 활용해 보길 추천한다. 교사의 전문성과 AI의 효율성을 함께 활용한다면 행정 업무는 줄이고 아이들과 보내는 시간은 조금 더 늘릴 수 있을 것이다.